home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / acct201 / help1.fil < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-07-21  |  8.0 KB  |  225 lines
  1.                      INDEX
  2.  
  3.           1. TRANSACTION NUMBER
  4.           2. DEPOSIT, JOURNAL AND VENDOR CODES
  5.           3. DATES
  6.           4. ACCOUNT NUMBERS
  7.           5. ACCOUNT NAMES
  8.           6. COMMENT OR SOURCE
  9.           7. DEBITS AND CREDITS
  10.           8. POSTED FLAG
  11.           9. AMEND LIST OF ACCOUNTS
  12.           10.SPECIAL KEYS
  13.  
  14.  
  15.              1. TRANSACTION NUMBER
  16.  
  17. Enter the transaction (or check number) number
  18. for this transaction. If the number is of a
  19. transaction that has previously been recorded,
  20. it will be recalled. When a transaction has
  21. been recalled, if the transaction has not been
  22. posted, it can be amended. If you are writing
  23. the first check of a month be sure to use the
  24. check number after the last check number of
  25. the previous month. However, for Deposits and
  26. Journal entries you may start out each month
  27. with transaction number one.
  28.  
  29.      2. DEPOSIT, JOURNAL AND VENDOR CODES
  30.  
  31. These codes are used for recalling recurring
  32. transactions which have been previously saved.
  33. A list of the codes may be called up by
  34. pressing the F5 key. If the transaction you
  35. are entering has not been previously saved,
  36. then ignore the code entry by merely pressing
  37. the Enter key when prompted. If you write a
  38. check to the Electric Company each month for
  39. your utility bill, for example, you can save a
  40. great amount of time by saving the transaction
  41. and then recalling the information each month
  42. as you write the check. You can use the amount
  43. of $0.00 when you save the transaction if the
  44. amount will vary each month. If your Electric
  45. Company is named "Washingto Power & Light",
  46. you might use WP&L for the code. If you select
  47. an improper name for the code, you will be
  48. taken to a window from where you can move
  49. around and select the proper code.
  50.  
  51. If your salary is a set amount each month and
  52. your deducts are the same, you will wish to
  53. save the deposit transaction of your salary
  54. for later recall. You might use the code of
  55. SALA, for example.
  56.  
  57.                     3. DATE
  58.  
  59. Enter the date of the transaction. You may use
  60. the + or - keys to increment or decrement the
  61. date.
  62.  
  63.                4. ACCOUNT NUMBER
  64.  
  65. Enter the account number of the account you
  66. wish to either debit or credit. When making
  67. deposits, the first line of debit or credit
  68. entries should be used for crediting your bank
  69. account. When writing checks, the account
  70. number on the check itself should be for one
  71. of your bank accounts. The default account
  72. number for line one of both deposits and
  73. checks is 111. You may change this to the
  74. number of another of your bank accounts should
  75. you so desire.
  76.  
  77. For subsequent lines enter the number of the
  78. account you wish to either debit or credit. If
  79. you enter a number which is improper, you will
  80. be taken to a window from which you may make
  81. the proper selection. If you cannot recall a
  82. particular number, then enter an incorrect
  83. number the first numberal of which is the same
  84. as the number you wish to recall. If you are
  85. trying to recall the Utility Expense account,
  86. for example, then  you might enter the number
  87. 5000 (there is no such account) since all
  88. expense accounts have five as their first
  89. numeral. You will be taken to the window where
  90. all of the accounts will be shown with their
  91. numerals arranged alphabetically. (So that all
  92. accounts starting with the numeral 5 will be
  93. together.) The cursor will be positioned as
  94. close to the numeral 5000 as it can get.  From
  95. there you can move around to select the
  96. Utility expense account.
  97.  
  98. As an alternative you may enter the first few
  99. letters of the name of the account instead of
  100. the number. This feature is not case
  101. sensitive. If the letters you enter are not
  102. proper, you will be taken to a window from
  103. which you may move around and select the
  104. proper account name. You can use this
  105. procedure in a similar manner to the one in
  106. the preceding paragraph. Say that you wish to
  107. credit a tax-free interest account but you
  108. cannot recall its name. You think that the
  109. name started with the letters Int. You could
  110. enter the letters Iaa (not a valid name). You
  111. would be taken to a window wherein the names
  112. of the various accounts are arranged
  113. alphabetically. From there you can move around
  114. and select the tax-free interest account.
  115.  
  116. Only the Detail accounts are shown in the
  117. windows since you cannot post to Summary
  118. accounts. (See the Help file when using the
  119. Amend Accounts Procedure under the Utilities
  120. Menu.)
  121.  
  122.                 5. ACCOUNT NAME
  123.  
  124. The account name is entered automatically when
  125. the proper account number is entered.
  126.  
  127.              6. COMMENT OR SOURCE
  128.  
  129. The use of this entry is optional but it can
  130. be used to properly identify the transaction
  131. you are entering.
  132.  
  133.           7. DEBIT OR CREDIT ENTRIES
  134.  
  135. You enter the debit or credit amounts for the
  136. various accounts at these positions. If you
  137. wish to credit an amount, press the enter key
  138. when prompted for a debit amount and the
  139. cursor will automatically move to the credit
  140. position.
  141.  
  142. You are restricted to debiting the first line
  143. of the Deposit procedure since all deposits to
  144. your bank account will, of course, be debits.
  145. Similarly, you are restricted to crediting the
  146. first line of the Check Writing procedure
  147. since all checks will be credits to your bank
  148. account. Be sure that the first line of the
  149. debits and credits are used for debiting or
  150. crediting one of your bank accounts when
  151. making deposits or writing checks.
  152.  
  153. The total of debits and credits will be shown
  154. at the bottom of the screen. They must balance
  155. before you are permitted to record the
  156. transaction.
  157.  
  158. You may debit or credit as many as 13
  159. different accounts when making deposits or
  160. journal entries and as many as 7 when writing
  161. checks. You may use as few as two different
  162. different accounts for each of these types of
  163. transactions since there is a minimum of one
  164. debit and one credit for a transaction.
  165.  
  166. When writing checks, you credit your bank
  167. account and debit expense accounts. When
  168. making deposits, you debit your bank account
  169. and credit income accounts.
  170.  
  171.                 8. POSTED FLAG
  172.  
  173. The status of the posted flag will be shown at
  174. the lower left of the screen. You may amend
  175. transactions before they are posted but not
  176. after posting. To amend a transaction, recall
  177. it by entering its number and then make your
  178. changes.
  179.  
  180.            9. AMEND LIST OF ACCOUNTS
  181.  
  182. You may go directly to the Amend List of
  183. Accounts procedure by pressing the F8 key when
  184. you are writing a check, making a deposit or
  185. making a journal entry. If, for example, you
  186. are making a deposit from a new income source
  187. for which you wish to create a new income
  188. account, press the F8 key, create the new
  189. account, return to the Deposit procedure and
  190. then credit your income to this new account.
  191.  
  192.                10. SPECIAL KEYS
  193.  
  194. The special keys which may be used are shown
  195. at the bottom of the screen. The Shift key and
  196. the Tab key pressed at the same time will back
  197. up one position. The F1 key is for Help.  The
  198. F3 key will delete the current transaction.
  199. The F4 key will save a transaction for future
  200. recall. Use it for transactions that you enter
  201. every month such as paying the telephone bill,
  202. for example.  The F5 key will call up the list
  203. of codes you have previously saved. The F8 key
  204. will take you directly to the Amend Accounts
  205. procedure.  It is useful for adding an account
  206. when you are in the middle of writing a check,
  207. for example, and you wish to create a new
  208. account "on the fly".  The F9 key is the
  209. automatic entry key.  It works in two ways. If
  210. line one of the debits and credit lines has
  211. the amount of $0.00 as an entry, the F9 key
  212. acts as an adding machine and will determine
  213. the amount which should be entered on line one
  214. in order for credits and debits to balance. If
  215. there is an amount on line one, the F9 key
  216. will enter the amount on the current line
  217. which is needed to balance debits and credits.
  218. The F10 key will process the current
  219. transaction and move to the next transaction.
  220. The Escape key will process the current
  221. transaction and return to the previous menu.
  222.  
  223.                       END
  224.  
  225.